Cómo hacer una nómina paso a paso. Cálculos precisos

La elaboración de una nómina es una tarea fundamental en la gestión de recursos humanos y finanzas de cualquier empresa. Esta guía paso a paso te ayudará a comprender los aspectos clave y los pasos a seguir para hacer el cálculo de la nómina de los trabajadores. Desde los conceptos básicos que tener en cuenta al crear una nómina hasta cómo hacer una nómina en Excel. ¡Vamos a sumergirnos en el proceso!

Cómo hacer una nómina: Tipos de nómina

Antes de adentrarnos en el proceso de cómo hacer una nómina, es importante comprender los diferentes tipos de nómina que existen. Los dos tipos básicos de nómina son:

1. Nómina Ordinaria

La nómina ordinaria es la más común y se refiere al salario base de un empleado más los beneficios y deducciones habituales, como impuestos, seguros y contribuciones a planes de jubilación. Es la nómina que se emite de manera regular, por lo general mensualmente.

2. Nómina Extraordinaria

La nómina extraordinaria se utiliza para reflejar pagos o deducciones excepcionales que no están incluidos en la nómina ordinaria. Esto puede incluir bonificaciones, comisiones, horas extras o cualquier otro cambio temporal en la remuneración del empleado.

Es importante destacar que la variedad de nóminas puede variar según las leyes laborales y las políticas de cada empresa. Además, es fundamental mantener registros precisos de cada tipo de nómina y cumplir con las regulaciones fiscales y laborales aplicables en tu área geográfica.

Cómo hacer una nómina: conceptos básicos

Ahora que conocemos los tipos de nómina, veamos los aspectos clave a tener en cuenta al hacer una nómina:

Grupo profesional:

El grupo profesional es una categoría que se utiliza para clasificar a los trabajadores en función de sus habilidades, responsabilidades y funciones en el lugar de trabajo. Estos grupos se utilizan para determinar la categoría y la remuneración de los trabajadores en una empresa. Por lo general, los grupos profesionales están definidos en los convenios colectivos o en acuerdos laborales y pueden variar según la industria y la empresa. La clasificación en un grupo profesional puede influir en el salario y las condiciones de trabajo. Consulta los grupos profesionales de tus empleados y la base salarial correspondiente para realizar la nómina al trabajador.

Convenio Colectivo:

Un convenio colectivo es un acuerdo negociado entre los representantes de los trabajadores (a menudo sindicatos) y los empleadores (empresas) que establece las condiciones de trabajo y empleo en un sector industrial o en una empresa específica. Entre otras cosas, los convenios colectivos pueden incluir disposiciones sobre salarios, horarios laborales, días de vacaciones, permisos, medidas de seguridad en el trabajo, procesos de resolución de conflictos. 

Los convenios colectivos son legalmente vinculantes para las partes que los firman, y para los empleados y empresas incluidos en su ámbito de aplicación. El código relativo al convenio colectivo es un dato requerido para elaborar una nómina, pueden consultar el convenio por grupo profesional a través del BOE o en páginas de consulta gubernamentales.  Tipos de convenio colectivo:

1. Convenio Colectivo Estatal: Se aplica a nivel nacional y abarca a todo un sector en toda España.

2. Convenio Colectivo de Ámbito Autonómico: Se aplica en una comunidad autónoma específica y puede tener condiciones regionales específicas.

3. Convenio Colectivo de Empresa: Aplica exclusivamente a una empresa en particular y sus empleados.

4. Convenio Colectivo de Grupo: Se aplica a un grupo de empresas relacionadas o subsidiarias en un sector.

5. Convenio Colectivo de Sector o Subsector: Especifica condiciones para una categoría dentro de un sector más amplio.

6. Convenio Colectivo de Empresa Multiservicios: Se aplica a empresas que ofrecen una variedad de servicios.

7. Convenio Colectivo Extraestatutario: Puede mejorar las condiciones laborales, pero no debe contradecir la legislación laboral básica.

8. Convenio Colectivo de Duración Determinada: Tiene una vigencia limitada y se renegocia después de su vencimiento.

Salario bruto 

El salario bruto es el monto total que un empleado gana antes de que se apliquen deducciones, impuestos y otros descuentos. Es el salario base más cualquier compensación adicional, como bonos, comisiones, horas extras, y cualquier otro ingreso que el empleado pueda recibir por su trabajo.

Se calcula sumando todos los ingresos que el empleado recibe de su empleador, sin tener en cuenta las deducciones ni los impuestos. Antes de que el empleado reciba su salario bruto, se aplican impuestos y deducciones. Los impuestos incluyen el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y las contribuciones a la Seguridad Social. Las deducciones pueden incluir cotizaciones sindicales, préstamos, anticipos de nómina, entre otros.

Salario neto

El salario neto es la cantidad que un empleado recibe efectivamente en su cuenta bancaria después de que se han deducido impuestos y otras deducciones legales y acordadas. Es el dinero que el empleado tiene disponible para gastar o ahorrar. Se calcula restando todas las deducciones legales y acordadas del salario bruto.

Retribuciones

1. Salario Base: Esto es lo que se acordó en su contrato de trabajo.

2. Horas Extras: Calcula las horas extras trabajadas si corresponde. Esto suele ser un porcentaje adicional sobre el salario base.

3. Comisiones y Bonificaciones: Agrega cualquier comisión o bonificación que el empleado haya ganado durante el período.

4. Beneficios en Especie: Si la empresa proporciona beneficios como comida, transporte o vivienda, inclúyelos en la nómina.

Complementos

5. Deducciones: Resta las deducciones obligatorias, como impuestos sobre la renta, seguridad social y otras retenciones.

6. Préstamos y Adeudos: Si el empleado tiene préstamos o adeudos con la empresa, resta estos montos.

Cómo calcular una nómina

Paso 1: Reúne la Información Relevante Antes de comenzar, asegúrate de tener toda la información necesaria, que incluye:

1. Datos de la Empresa:

   • Nombre de la empresa.
   • Domicilio fiscal.
   • CIF (Código de Identificación Fiscal de la empresa).
   • Código de cuenta de cotización a la Seguridad Social.

2. Datos del Trabajador:

   • Nombre completo del empleado.
   • Número de identificación (DNI o NIE).
   • Número de afiliación a la Seguridad Social.
   • Categoría o grupo profesional del empleado.
   • Grupo de cotización del empleado.
   • Fecha de antigüedad o de ingreso del empleado a la empresa.
   • Código de contrato (temporal, indefinido, etc.).

3. Período de Liquidación:

   • Mes al que hace referencia la nómina.
   • Fecha de inicio del período.
   • Fecha de finalización del período.
   • Total de días trabajados en el mes.

4. Devengos: Estos son los conceptos que incrementan el salario bruto del empleado. Incluyen:

   • Salario base.
   • Complementos salariales (antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, etc.).
   • Horas extraordinarias.
   • Pagas extraordinarias (si aplican).
   • Mejoras voluntarias (como salario en especie o retribución flexible).

5. Percepciones no salariales: Estas son las percepciones que no cotizan a la Seguridad Social e incluyen, por ejemplo, indemnizaciones, prestaciones de la Seguridad Social, dietas, entre otros.

6. Deducciones: Son las cantidades que se restarán de los devengos para calcular el salario neto. Incluyen:

   • Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social.
   • IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).
   • Anticipos de nómina (si aplican).
   • Valor de los productos recibidos en especie.
   • Otras deducciones (como préstamos, cuotas sindicales, etc.).

Paso 2: Calcula los Devengos Suma todos los conceptos de devengos para obtener el salario bruto del empleado. Esto incluye el salario base, complementos salariales, horas extras, pagas extraordinarias y cualquier otra compensación.

Paso 3: Calcula las Deducciones Calcula las deducciones según las tasas y porcentajes aplicables. Esto incluye las aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social, el IRPF, anticipos de nómina, valor de productos en especie y otras deducciones.

Paso 4: Calcula el Salario Neto Resta las deducciones del salario bruto para obtener el salario neto del empleado. Este es el monto que el trabajador recibirá en su cuenta bancaria.

Paso 5: Calcula las Bases de Cotización Calcula las bases de cotización a la Seguridad Social y otras entidades, si es necesario, utilizando las tasas y porcentajes aplicables según la categoría profesional y el grupo de cotización del empleado.

Paso 6: Prepara el Documento de la Nómina Crea un documento de nómina que incluya toda la información anterior.

Paso 7: Entrega la nómina al empleado La nómina debe ser entregada al empleado de acuerdo con las regulaciones laborales y puede ser proporcionada en papel o de forma electrónica, según las preferencias y regulaciones de la empresa.

Recuerda que las leyes y regulaciones laborales pueden variar según el país y la situación de empleo, por lo que es importante consultar a un profesional de recursos humanos o contabilidad y asegurarte de cumplir con todas las normativas legales al calcular y entregar las nóminas

Cómo hacer una nómina: Estructura del documento

1. Encabezado de la nómina:

   • Datos de la empresa: Incluye el nombre legal de la empresa, su dirección fiscal, el CIF (Código de Identificación Fiscal) y el código de cuenta de cotización asignado por la Seguridad Social.
   • Datos del trabajador: Nombre completo, número de identificación (por ejemplo, DNI o NIE), número de afiliación a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional, grupo de cotización, fecha de antigüedad o fecha de ingreso a la empresa y código de contrato.
   • Período de liquidación: Especifica el mes trabajado al que hace referencia la nómina e incluye la fecha de inicio, la fecha de finalización y el total de días trabajados en ese período.

2. Devengos (Ingresos):

   • Percepciones Salariales: Incluyen todas las percepciones económicas que el empleado recibe por su trabajo, ya sea en dinero o en especie, así como los complementos salariales y otros extras. Algunos ejemplos son:
     • Salario base.
     • Complementos salariales, como plus por convenio, antigüedad, nocturnidad o peligrosidad.
     • Horas extraordinarias.
     • Pagas extraordinarias (prorrateadas o no).
     • Mejoras voluntarias o salario en especie.
   • Percepciones no salariales: Estas percepciones no cotizan a la Seguridad Social e incluyen indemnizaciones, prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos, y otras compensaciones como dietas y pluses de transporte.

3. Deducciones (Descuentos):

   • Aportaciones del Trabajador a la Seguridad Social y Recaudación Conjunta: Se refieren a las cotizaciones que el empleado realiza a la Seguridad Social y se calculan restando un porcentaje de la base de cotización del trabajador. Incluyen contingencias comunes, desempleo, formación profesional, horas extraordinarias normales y horas extraordinarias de fuerza mayor.
   • IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): Se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal. Puede haber deducciones adicionales según el contrato del empleado.
   • Anticipos de Nómina (si corresponde).
   • Valor de los Productos Recibidos en Especie.
   • Otras Deducciones, como préstamos o cuotas sindicales.

4. Líquido a Percibir (Salario Neto):

   • Representa la cantidad final que el trabajador recibirá después de deducir los descuentos de los ingresos brutos. Este es el monto que el empleado recibe en su cuenta bancaria.

5. Sello y Firma de la Empresa:

   • Incluye las cantidades calculadas correspondientes a la base de cotización a la Seguridad Social, la base de contingencias profesionales, la base de IRPF, el total devengado y el total a deducir.
   • También se proporciona la fecha de emisión de la nómina, la entidad bancaria y el número de cuenta del empleado.
   • Lleva el sello de la empresa o la firma del empleador y, a menudo, requiere la firma del trabajador como confirmación de recibo.

6. Pie de Nómina:

   • Muestra las aportaciones de la empresa en contingencias comunes, desempleo, formación profesional y fondo de garantía salarial, así como las horas extraordinarias, si corresponde.
   • Estas aportaciones se basan en un porcentaje de las bases de cotización del trabajador y se incluyen principalmente para proporcionar información adicional al empleado sobre cómo se calculan las contribuciones de la empresa a la Seguridad Social.

Cómo hacer una nómina en Excel 

Una forma eficaz de hacer una nómina es hacer una hoja de cálculo utilizando Microsoft Excel. Puedes crear una plantilla personalizada que incluya todas las categorías mencionadas anteriormente y sus respectivas fórmulas de cálculo. Esto te permitirá automatizar gran parte del proceso y minimizar errores al hacer la nómina. A continuación, te proporciono un ejemplo de cómo hacer una nómina en Excel:

Paso 1: Configurar la estructura básica

En la hoja de Excel, configura una estructura básica para tu nómina con las siguientes columnas:

• Columna A: Nombre del empleado
• Columna B: Cargo o puesto
• Columna C: Salario base mensual
• Columna D: Horas trabajadas (si es aplicable)
• Columna E: Tarifa por hora (si es aplicable)
• Columna F: Bonificaciones (si es aplicable)
• Columna G: Deducciones (si es aplicable)
• Columna H: Salario bruto (calculado)
• Columna I: Deducciones totales (calculado)
• Columna J: Salario neto (calculado)

Paso 2: Ingresar los datos de los empleados

Llena la tabla con los datos de los empleados. Por ejemplo:

• En la celda A2, escribe el nombre del primer empleado.
• En la celda B2, escribe el cargo o puesto.
• En la celda C2, ingresa el salario base mensual, por ejemplo, $2,500.
• Si el empleado tiene horas trabajadas, ingresa las horas en la celda D2 y la tarifa por hora en la celda E2.
• Si hay bonificaciones o deducciones, agrégalas en las columnas correspondientes (F y G).

Paso 3: Calcular el salario bruto

En la columna H, calcula el salario bruto para cada empleado. Puedes usar una fórmula como esta en la celda H2:

Esta fórmula verifica si hay horas trabajadas y tarifa por hora, y si es así, calcula el salario bruto teniendo en cuenta las horas trabajadas y las bonificaciones.

Paso 4: Calcular las deducciones totales

En la columna I, calcula las deducciones totales para cada empleado. Puedes usar una fórmula como esta en la celda I2:

=G2

Esto simplemente copia las deducciones ingresadas en la columna G.

Paso 5: Calcular el salario neto

En la columna J, calcula el salario neto restando las deducciones totales al salario bruto. Puedes usar una fórmula como esta en la celda J2:

=H2 - I2

Paso 6: Personalización

Continúa repitiendo los pasos 2 a 5 para cada empleado en tu lista. Puedes agregar más empleados según sea necesario.

Este es un ejemplo básico de cómo hacer una nómina en Excel. Puedes personalizar y expandir esta plantilla según las necesidades específicas de tu empresa, como agregar más conceptos de ingresos o deducciones, o incluir cálculos adicionales, como impuestos. Además, asegúrate de cumplir con las regulaciones laborales y fiscales de tu país al calcular la nómina.

Conclusión

En resumen, la elaboración de una nómina es una tarea compleja que requiere atención a los detalles y el cumplimiento de regulaciones laborales y fiscales. Con una comprensión sólida de los conceptos y un proceso claro, las empresas pueden garantizar que los empleados reciban una remuneración precisa y se cumplan las obligaciones legales. Sin embargo, es importante recordar que las leyes y regulaciones varían según la ubicación geográfica y la situación de empleo, por lo que es fundamental consultar a un profesional de recursos humanos o contabilidad y mantenerse actualizado con las normativas locales.